Gestión Documental

La información es el activo más valioso de su empresa. DOCSHARE es el gestor documental que cuida por usted de la información de su empresa, haciéndola más accesible y segura. mas ...


Permite controlar los documentos desde la creación hasta el almacenamiento final, pasando por las diferentes modificaciones por parte de los usuarios que dicho documento haya sufrido a lo largo de su ciclo de vida.


Una de las características principales del gestor, es la utilización del contenido de los documentos para fines de búsqueda y de seguridad.

En la gestión manual, estamos habituados a guardar documentos en carpetas y éstas en un armario o archivo, por lo que el tiempo de búsqueda es grande, con diversos riesgos para el documento físico. Estos problemas estarían solucionados utilizando DOCSHARE, puesto que se definen relaciones entre documentos, por lo que el tiempo invertido en las búsquedas se reduciría mucho.

Por ejemplo, podemos relacionar documentos, asignando como criterio de búsqueda el departamento al que pertenecen, que estaría definido como palabra clave.

DOCSHARE, es también una herramienta que nos permite trabajar en un entorno de colaboración entre los usuarios de una misma organización, que comparten información para que ésta sea utilizada por cualquier miembro de la empresa, que tenga permiso para poder acceder a ella.

DOCSHARE es la solución que optimiza la organización, localización, creación de contenidos, consulta, almacenamiento y distribución de los documentos de una empresa u organismo de la forma más segura.

Ventajas

• Acceso a recursos compartidos y a información completa
• Contenidos más uniformes en los documentos de la empresa
• Reducción del tiempo de respuesta, sobre todo en servicios de atención al cliente
• Aceleración de procesos
• Tiempo útil para dedicarlo a otras tareas de más valor añadido
• Integración con Office y Outlook
• Ahorro de papel

Preguntas Frecuentes

¿Es un Gestor Documental una herramienta para empresas grandes?
Al contrario. Las empresas pequeñas y medianas son las que se favorecen más con este tipo de sistemas. Está demostrado que las pymes gastan más proporcionalmente en Back Office que las empresas grandes, y que sus directivos malgastan más tiempo en tareas no estratégicas de su organización.

¿Es complicado instalar un sistema de gestión documental?
Muchos clientes creen que la implementación les va a crear problemas, para ello planificamos la transición del sistema de gestión antiguo a DOCSHARE, de forma que en pocos días tu equipo estará disfrutando de un sistema que aumentará radicalmente la eficacia de las tareas de gestión.

¿Cómo puedo acceder a mis documentos desde fuera de mi oficina?
La arquitectura de DOCSHARE está especialmente desarrollada para hacer esto posible. Puedes consultar tus documentos, a través del navegador, desde un PC, portátil o PDA. DOCSHARE nos ofrece acceso a los documentos siempre y en cualquier lugar. Para ello, independendientemente de la localización física del usuario, siempre tendremos acceso a la aplicación instalada en el servidor, aunque también podemos restringir este tipo de acceso a algunos usuarios, por temas de seguridad.

¿Trabajar a través de la web es más lento?
La experiencia nos ha demostrado que un gestor 100% tecnología web puede ralentizar el trabajo diario si la red no está en óptimas condiciones. DocShare adopta las bondades del software cliente-servidor y con su módulo de acceso web puede acceder a su información desde cualquier punto.

¿Necesito una contraseña de acceso para el gestor?
Si trabajamos en un entorno basado en Directorio Activo, con un servidor en el que nos validamos al entrar en Windows, DOCSHARE asume la identidad del usuario (Single Sing-On). En caso de no estar registrados, se nos mostrará un dialogo que nos exigirá el nombre de usuario y contraseña. Para mayor seguridad, algunos documentos pueden ser configurados para que soliciten una lectura de huella dactilar para abrirlos.

¿Dónde puedo encontrar las distintas versiones de un documento publicadas?
Los documentos almacenados dentro de DOCSHARE, podrán ser editados y modificados por los usuarios autorizados hasta obtener la versión final. El sistema busca las distintas versiones del documento, guarda la versión actual y crea una nueva, incluso se puede restaurar una versión anterior, convirtiendo ésta en la última.
DOCSHARE almacena las versiones generadas de un documento, por las modificaciones realizadas en él, indicando la fecha y responsable de la modificación. Mediante la función de gestión de versiones, se podrá realizar el seguimiento de los documentos almacenados en DOCSHARE.

¿Cómo puedo encontrar un documento, en particular, que no se dónde guardé?
Si no recuerdo en que carpeta guardé un documento, simplemente con acordarme de una o varias palabras que contenga el documento y usando la Búsqueda Inteligente por contenido, en escasos segundos, lo tendré localizado.

¿Qué tipos de documentos puedo usar en el gestor?
DOCSHARE, gestiona cualquier tipo de archivo, incluidas imágenes.

¿Cuál es el límite para la cantidad de documentos a almacenar?
No hay límite para la cantidad de documentos a almacenar, el único tope que existe para esto, es la capacidad de almacenamiento y proceso del servidor.